Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.
Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:
- Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
- Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
- Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
- Menjamin konsistensi penerapan sistem.
- Memastikan keefektifan penerapan sistem.
- Meningkatkan/mengembangkan sistem.
PIDK UB secara berkala (minimal 1 (satu) tahun sekali), telah mengikuti Audit Internal Mutu (AIM) Unit Kerja Penunjang Akademik UB, yang dilakukan oleh PJM UB. PIDK UB mulai mengikuti proses audit tersebut sejak AIM UKPPA Siklus 5, dan kembali mengikuti proses audit di bulan Oktober 2013, yaitu AIM UKPPA Siklus 6. Dan yang terbaru PIDK juga telah mengikuti audit iternal mutu dari PJM, yaitu AIM UKPPA Siklus 7 yang dilaksnakan pada tanggal 22 Mei 2014.
Hasil AIM untuk PIDK UB
AIM UKPPA siklus 5 dilaksanakan di ruang rapat rektorat lantai 2 (koridor) dengan dihadiri oleh 2 auditor dari PJM yaitu Prof. Dr. Ir. Muhammad Bisri, MS , dan Herlina Pratiwi, drh. dan juga dihadiri seluruh pejabat di PIDK beserta staf PIDK dari bagian Layanan Informasi, Keluhan dan bagian Kehumasan UB.
Pada AIM UKPPA siklus 5 kali ini, PIDK mendapatkan 3 bidang temuan yaitu bidang struktur organisasi PIDK yang belum lengkap dan ada beberapa nama jabatan yang sama dengan jabatan di unit kerja lain (yaitu TIK PIDK dan Unit TIK), kemudian produk PIDK supaya disesuaikan dengan struktur organisasinya, dan penataan ruang juga harus disusaikan oleh struktur PIDK. Oleh karena itu PIDK UB akan melakukan perbaikan sesuai saran Auditor.
Kunjungan Auditor Internal (Prof. Ir. Marsoedi, Ph.D, dan Drs. Syaifuddin, M.Hum.)
dalam rangka AIM UKPPA Siklus 6
AIM UKPPA Siklus 6 pada PIDK UB dilaksanakan di ruang rapat rektorat lantai 2 (koridor) dengan dihadiri oleh 2 auditor dari PJM yaitu Prof. Ir. Marsoedi, Ph.D, dan Drs. Syaifuddin, M.Hum. dan juga dihadiri seluruh pejabat di PIDK beserta staf PIDK dari bagian Layanan Informasi, Keluhan dan bagian Kehumasan UB.
Pada AIM UKPPA siklus 6 kali ini, PIDK telah melakukan beberapa perbaikan atas temuan pada AIM UKPPA siklus 5 tahun lalu, yaitu penataan ruang PIDK sesuai dengan Struktur Organisasi PIDK, dan PIDK mampu menunjukan hasil atau produk yang dihasilkan. Sedangkan yang masih dalam proses adalah mengenai Struktur Organisasi PIDK yang belum terisi lengkap, karena masih UB masih menunggu pengesahan Struktur Organisasi terbaru dari KEMENPAN-RI. Selain itu auditor internal juga menambahkan beberapa temuan di PIDK pada audit kali ini, yaitu tinjauan manajemen akhir tahun yang perlu dipersiapkan, perlu adanya dokumen kontrol kegiatan, legalitas pada lembar pengesahan dokumen harus disesuaikan dengan struktur organisasi PIDK, visi misi PIDK belum sesuai yang ada di web PIDK, dan beberapa menu jaminan mutu PIDK di web belum terisi. Sedangkan beberapa temuan saat audit ISO 9001:2008 sudah diperbaiki yaitu pada pengembangan sistem e-complaint dan perbaikan pada sasaran mutu PIDK.
Kunjungan Auditor Internal (Nila Firdausi Nuzula, S.Sos., M.Si, Ph.D. dan Dr. Eng. Indradi Wijatmiko, ST., M.Eng.)
dalam rangka AIM UKPPA Siklus 7
AIM UKPPA Siklus 7 pada PIDK UB dilaksanakan di ruang rapat 2 rektorat lantai 6, dengan dihadiri oleh 2 auditor dari PJM yaitu Nila Firdausi Nuzula, S.Sos., M.Si, Ph.D. dan Dr. Eng. Indradi Wijatmiko, ST., M.Eng., serta dihadiri pula oleh seluruh pejabat di PIDK beserta staf PIDK dari bagian Layanan Informasi, Keluhan dan bagian Kehumasan UB.
Pada AIM UKPPA siklus 7 kali ini, PIDK telah melakukan beberapa perbaikan atas temuan pada AIM UKPPA siklus 6 tahun lalu, yaitu Pembuatan Dokumen kontrol kegiatan kerja PIDK, pelaksanaan Tinjauan Manajemen dan pembuatan laporannya, dan melengkapi informasi pada menu web pidk.ub.ac.id yang saat audit siklus 6 yang lalu masih belum lengkap. Sedangkan yang masih dalam proses adalah mengenai Struktur Organisasi PIDK yang belum terisi lengkap, karena masih UB masih menunggu pengesahan Struktur Organisasi terbaru dari KEMENPAN-RI. Selain itu auditor internal juga menambahkan beberapa temuan di PIDK pada audit kali ini, yaitu PIDK perlu memberikan info lebih lengkap di web mereka di menu prestasi, lanan, dan dokumen jaminan mutu tepatnya di sub menu Form dan Rekaman. Sedangkan beberapa temuan saat audit ISO 9001:2008 sudah diperbaiki yaitu pada pengembangan sistem e-complaint dan perbaikan pada sasaran mutu PIDK.
AIM SIKLUS 8
Pada AIM UKPPA Siklus 8 ini pada PIDK sudah berganti nama menjadi UIK (Unit Informasi dan Kehumasan) sesuai keputusan rector nomor 142 tahun 2015. AIM UKPPA Siklus 8 ini dilaksanakan di ruang rapat rektorat lantai 2 dengan dihadiri oleh 2 auditor dari PJM serta dihadiri pula oleh seluruh pejabat di PIDK beserta staf UIK dari bagian Layanan Informasi, Keluhan dan bagian Kehumasan UB.
Pada AIM UKPPA siklus 8 kali ini, ada beberapa agenda yaitu pengecekan perbaikan temuan pada AIM sebelumnya (AIM siklus 7), pemetaan standar mutu di UIK UB, dan cek website, Selain itu auditor internal juga menambahkan beberapa temuan di UIK pada audit kali ini, yaitu salah satunya PIDK perlu memberikan info lebih lengkap di web mereka di Sub menu rekaman di website perlu diberi penjelasan atau list daftar rekaman yang tersedia di UIK. Sedangkan beberapa temuan saat audit ISO 9001:2008 sudah diperbaiki yaitu pada pengembangan sistem e-complaint.